5 Základy aplikace Excel (učení): jak napsat vzorec, jak vypočítat součet, podmíněné přidání, počet řádků atd.

Ahoj!

Mnoho lidí, kteří nepoužívají Excel, ani neví, jaké příležitosti tento program poskytuje! ☝

Jen přemýšlejte: automaticky přidávejte hodnoty z jednoho vzorce do ostatních, vyhledejte požadované řádky v textu, vytvořte si vlastní podmínky atd. - obecně se ve skutečnosti jedná o mini-programovací jazyk pro řešení „úzkých“ problémů (abych byl upřímný, já sám jsem Excel dlouho nepovažoval za program a téměř jsem jej nikdy nepoužíval).

V tomto článku chci ukázat několik příkladů, jak můžete rychle vyřešit každodenní kancelářské úkoly: přidat něco, něco odečíst, vypočítat částku (včetně podmínky), nahradit hodnoty z jedné tabulky do jiné atd.

To znamená, že tento článek bude něco jako mini-průvodce pro výuku nejpotřebnějších věcí pro práci (přesněji, začít používat Excel a cítit plnou sílu tohoto produktu!).

Je možné, že kdybych si podobný článek přečetl před 17–20 lety, sám bych začal používat Excel mnohem rychleji (a ušetřil bych spoustu času na řešení „jednoduchých“ úkolů ... ?

*

Výukový program pro základy aplikace Excel: Buňky a čísla

Poznámka: všechny níže uvedené snímky obrazovky pocházejí z aplikace Excel 2016 (jako jedna z nejnovějších k dnešnímu dni).

Mnoho začínajících uživatelů si po spuštění aplikace Excel položí jednu podivnou otázku: „Kde je tabulka?“ ... Mezitím jsou všechny buňky , které uvidíte po spuštění programu, jeden velký stůl !

Nyní k hlavní věci: každá buňka může obsahovat text, nějaké číslo nebo vzorec. Například snímek obrazovky níže ukazuje jeden ilustrativní příklad:

  • left: cell (A1) obsahuje prvočíslo "6". Všimněte si, že když vyberete tuto buňku, ve vzorcovém řádku (Fx) se zobrazí číslo "6".
  • napravo: v buňce (C1) to vypadá jako jednoduché číslo „6“, ale pokud vyberete tuto buňku, uvidíte vzorec „= 3 + 3“  - to je důležitá funkce v aplikaci Excel!

Jen číslo (vlevo) a vypočítaný vzorec (vpravo)

? Závěrem je, že Excel může počítat jako kalkulačka, pokud vyberete nějakou buňku a poté napíšete vzorec, například „= 3 + 5 + 8“ (bez uvozovek). Výsledek nemusíte psát - Excel jej vypočítá sám a zobrazí jej v buňce (jako v buňce C1 ve výše uvedeném příkladu)!

Ale můžete psát do vzorců a přidávat nejen čísla, ale také čísla, která již byla spočítána v jiných buňkách. Na snímku obrazovky níže v buňce A1 a B1 čísla 5 a 6. V buňce D1 chci získat jejich součet - vzorec můžete napsat dvěma způsoby:

  • první: "= 5 + 6" (není to příliš pohodlné, představte si, že v buňce A1 - se naše číslo počítá také podle nějakého jiného vzorce a mění se. Nebudete vždy nahrazovat číslo místo 5?!) ;
  • druhý: "= A1 + B1" - ale to je ideální, stačí přidat hodnotu buněk A1 a B1 (i když v nich jsou čísla!).

Přidávání buněk, které již mají čísla

Rozšíření vzorce na další buňky

Ve výše uvedeném příkladu jsme přidali dvě čísla ve sloupci A a B v prvním řádku. Ale máme 6 řádků a nejčastěji ve skutečných problémech musíte do každého řádku přidat čísla! K tomu můžete:

  1. do řádku 2 napište vzorec "= A2 + B2", do řádku 3 - "= A3 + B3" atd. (je to zdlouhavé a zdlouhavé, tato možnost se nikdy nepoužívá);
  2. vyberte buňku D1 (která již má vzorec) a poté přesuňte ukazatel myši do pravého rohu buňky tak, aby se objevil černý kříž (viz snímek obrazovky níže). Poté podržte levé tlačítko a natáhněte vzorec na celý sloupec. Pohodlné a rychlé! (Poznámka: pro vzorce můžete použít také kombinace Ctrl + C a Ctrl + V (kopírování a vkládání)) .

Protahování vzorce

Mimochodem , věnujte pozornost skutečnosti, že Excel nahradil vzorce v každém řádku. To znamená, že pokud nyní vyberete buňku, řekněme D2, uvidíte vzorec "= A2 + B2" (tj. Excel automaticky nahradí vzorce a okamžitě vrátí výsledek) .

Jak nastavit konstantu (buňka, která se při kopírování vzorce nezmění)

Ve vzorcích (při jejich kopírování) se často vyžaduje, aby se nějaká hodnota nezměnila. Řekněme jednoduchý úkol: převést ceny v dolarech na rublů. Cena rublu je stanovena v jedné buňce, v mém příkladu níže je to G2.

Dále do buňky E2 napište vzorec "= D2 * G2" a získejte výsledek. Pokud ale vzorec roztáhneme, jak jsme to udělali dříve, neuvidíme výsledek v jiných řádcích, protože Excel vloží vzorec „D3 * G3“ do řádku 3, do 4. řádku: „D4 * G4“ atd. Je nutné, aby G2 zůstal všude G2 ...

Chcete-li to provést - stačí změnit buňku E2 - vzorec bude vypadat jako „= D2 * $ G $ 2“. Ty. znak dolaru $ - umožňuje nastavit buňku, která se při kopírování vzorce nezmění (tj. dostaneme konstantu, příklad níže).

Buňka konstantní / ve vzorci se nezmění

*

Jak vypočítat částku (vzorce SUM a SUMIFS)

Vzorce můžete samozřejmě vytvářet ručně zadáním „= A1 + B1 + C1“ a podobně. Ale Excel má rychlejší a jednodušší nástroje.

Jedním z nejjednodušších způsobů přidání všech vybraných buněk je použití možnosti Automatický součet (Excel zapíše vzorec sám a vloží jej do buňky).

Co musíte udělat pro výpočet součtu určitých buněk:

  1. nejprve vyberte buňky (viz obrazovka níže ?);
  2. poté otevřete sekci „Vzorce“;
  3. dalším krokem je stisknutí tlačítka „AutoSum“. Výsledek přidání se objeví pod buňkami, které jste vybrali;
  4. pokud vyberete buňku s výsledkem (v mém případě je to buňka E8 ), uvidíte vzorec "= SUM (E2: E7)".
  5. tedy napsáním vzorce „= SUM (xx)“ , kde místo xx vložte (nebo vyberte) libovolné buňky, můžete spočítat nejrůznější rozsahy buněk, sloupců, řádků ...

Automatické součet vybraných buněk

Jak vypočítat částku s nějakou podmínkou

Poměrně často při práci potřebujete nejen součet celého sloupce, ale součet určitých řádků (tj. Selektivně). Předpokládejme jednoduchý problém: musíte získat částku zisku od nějakého pracovníka (samozřejmě přehnaně, ale příklad je více než skutečný).

V tabulce použiji pouze 7 řádků (pro přehlednost), zatímco skutečná tabulka může být mnohem větší. Předpokládejme, že musíme vypočítat veškerý zisk dosažený společností "Sasha". Jak bude vzorec vypadat:

  1. " = SUMIF (F2: F7; A2: A7;" Sasha ") " - (poznámka: věnujte pozornost uvozovkám podmínky - měly by být stejné jako na snímku obrazovky níže, a ne tak, jak jsem nyní napsal na svém blogu) . Všimněte si také, že Excel při zahájení na začátku vzorce (například „SUM ...“) sám vyzve a nahradí možné možnosti - a v aplikaci Excel jsou stovky vzorců!;
  2. F2: F7  je rozsah, přes který budou přidána čísla z buněk (sečtena);
  3. A2: A7  je sloupec, podle kterého bude kontrolován náš stav;
  4. „Sasha“ je podmínka, ty řádky, ve kterých bude sloupec A obsahovat „Sasha“, budou přidány (všimněte si níže uvedeného ilustračního screenshotu).

Součet s podmínkou

Poznámka: Může existovat několik podmínek a lze je zkontrolovat pro různé sloupce.

*

Jak spočítat počet řádků (s jednou, dvěma nebo více podmínkami)

Docela typický úkol: nepočítat součet v buňkách, ale počet řádků, které splňují jakoukoli podmínku.

Například kolikrát se jméno „Sasha“ objeví v tabulce níže (viz screenshot). Je zřejmé, že dvakrát (ale je to proto, že tabulka je příliš malá a je brána jako ilustrativní příklad). Jak to vypočítat jako vzorec?

Vzorec:

" = COUNTIF (A2: A7, A2) " - kde:

  • A2: A7  - rozsah, ve kterém budou řádky kontrolovány a čteny;
  • A2  - podmínka je nastavena (všimněte si, že bylo možné napsat podmínku jako „Sasha“, nebo můžete jednoduše zadat buňku).

Výsledek je zobrazen na pravé straně obrazovky níže.

Počet řádků s jednou podmínkou

Nyní si představte pokročilejší problém: musíte spočítat řádky, kde se vyskytuje název „Sasha“ a kde se ve sloupci „B“ objeví číslo „6“. Při pohledu do budoucna řeknu, že existuje pouze jedna taková linie (snímek obrazovky s příkladem níže).

Vzorec bude vypadat takto:

= COUNTIFS (A2: A7; A2; B2: B7; "6")   - (poznámka: poznamenejte si uvozovky - měly by být jako na následujícím obrázku, ne jako moje), kde:

A2: A7; A2  - první rozsah a podmínka vyhledávání (obdoba výše uvedeného příkladu);

B2: B7; „6“  - druhý rozsah a podmínka pro vyhledávání (podmínku lze nastavit různými způsoby: buď zadejte buňku, nebo jednoduše napište text / číslo do uvozovek).

Počítání řádků se dvěma nebo více podmínkami

*

Jak vypočítat procento částky

To je také docela běžná otázka, se kterou se často setkávám. Obecně, pokud si dovedu představit, dochází k němu nejčastěji - kvůli tomu, že lidé jsou zmatení a nevědí, z čeho hledají procento (a obecně tématu zájmu příliš nerozumí) (i když sám nejsem velký matematik a stále ... ☝)).

? Pomoc!

Jak vypočítat procenta : z čísla, ze součtu čísel atd. [V mysli, na kalkulačce a pomocí aplikace Excel] - poznámka pro začátečníky

Nejjednodušší způsob, jak se jednoduše nedat zmást, je použít „čtvercové“ pravidlo neboli proporce.

Celý bod je zobrazen na následujícím obrázku: pokud máte celkovou částku, řekněme v mém příkladu toto číslo je 3060 - buňka F8 (to znamená, že se jedná o 100% zisk a část z toho vytvořil „Sasha“, musíte najít který ...).

Poměrně bude vzorec vypadat takto:  = F10 * G8 / F8 (tj. Křížek křížkem: nejdříve vynásobíme dvě známá čísla podél úhlopříčky a poté dělíme zbývajícím třetím číslem).

V zásadě je při použití tohoto pravidla téměř nemožné se zmást o procentech ?.

Příklad řešení problémů se zájmem

*

PS 

Tady vlastně uzavírám tento článek. Nebojím se říci, že když zvládnete vše, co je napsáno výše (a zde jsou uvedeny pouze „podpatky“ vzorců), budete se moci samostatně naučit Excel, listovat v nápovědě, sledovat, experimentovat a analyzovat. ?

Řeknu ještě víc, všechno, co jsem popsal výše, pokryje mnoho úkolů a umožní vám vyřešit všechny nejběžnější, které často hádáte (pokud neznáte možnosti aplikace Excel) a ani nevíte, jak rychle to lze udělat ... ✔

*

Dodatky k tomuto tématu jsou vítány!

Hodně štěstí!

?

První zveřejnění: 21. 1. 2017

Oprava: 01/05/2020